Başlangıç Güvenlik Microsoft Office Belgelerini Şifreleme Yöntemleri

Microsoft Office Belgelerini Şifreleme Yöntemleri

0

Microsoft Office belgelerini şifreleme, diğer kullanıcılar tarafından görüntülenmesi, değişiklik yapılması istenmeyen belgeleri korumak adına tercih edilen işlemlerden biridir. Her insanın bilgisayar kullanım amacı farklıdır. İnsanların bazıları eğitim yaşantısı için destek almak amacıyla bazıları ise iş yaşantısı için destek almak amacıyla kullanmaktadır. Her insanın kullanım amacı farklı olsa da temel gayesi aynıdır. İnsanlar kendilerine özel olduğunu düşündükleri içeriklerin korunması, farklı kişilerin erişimine engel olunması hedefini taşımaktadır.

Microsoft Office Belgelerini Şifreleme Yöntemleri
Microsoft Office Belgelerini Şifreleme Yöntemleri

Kendilerine özel belgelerin korunabilmesi için farklı yöntemler deneyen kişilerin ihtiyacına çözüm olabilecek bir özellik Office programlarının içerisinde bulunmaktadır. Oluşturulan veya düzenlenerek son haline getirilen belgelerin korunması, zarar görmemesi ve değişikliğe uğramaması gibi sebeplerden dolayı şifreleme yöntemi geliştirilmiştir. Geliştirilen bu yöntem ile birlikte kullanıcının daha rahat hissetmesi, belgesinin güvenliğinden emin olması sağlanmaktadır. Office programlarının kendi bünyesinde bulunan şifreleme yönteminin varlığından yeni haberdar olan ve belgelerinin güvenliğini sağlamak isteyen kullanıcılar Microsoft Office belgelerini şifreleme konusunda bilgi edinmek istemektedir.

Microsoft Office Belgelerini Şifreleme – 1. Yöntem

Office programlarını kullanan kişiler incelendiğinde büyük bir kısmının eğitim ve iş yaşantısı esnasında programları kullandığı görülebilmektedir. Bakıldığında iki alan da belgelerin daha sonra da kullanılmak amacıyla saklanabilmesinin oldukça önemli olduğu alanlardır. Özellikle ortak kullanım gerçekleştirilen bilgisayarlarda bu belgelerin saklanmasının önemi daha da artmaktadır. İleriki aşamalarda kullanmak için sakladıkları belgelerin öneminin farkında olan kullanıcılar bir güvenlik desteği alarak belgelerini korumak istemektedir. Bu bağlamda da farklı şifreleme yöntemlere yönelimler olmaktadır. Şifreleme yöntemleri içerisinde hiçbir program veya eklenti kullanmadan gerçekleştirilebilecek olan iki farklı yöntem bulunmaktadır. Microsoft Office belgelerini şifreleme adına kullanılabilecek olan ilk yöntem şu şekilde uygulanmaktadır:

  • Şifreleme işlemini gerçekleştirmek istediğiniz belgeyi (Word – Excel) açınız.
  • Açılan belgenin sol üst kısmında yer alan “DOSYA” isimli butona tıklayınız.
  • Ardından görüntülenen sayfada “Bilgi” isimli pencerenin açık olduğundan emin olunuz.
  • Ardından bu pencerenin içerisinde yer alan Word için “Belgeyi Koru”, Excel için ise “Çalışma Kitabını Koru” butonuna tıklayınız.
  • Tıkladıktan sonra görüntülenen seçenekler arasından “Parola ve Şifrele” isimli seçeneğe tıklayınız.
  • Belge açılırken yazılması gereken parolayı giriniz. Ardından parolayı yeniden yazarak doğrulamasını yapınız.
  • Parola oluşturduktan sonra belgeyi kaydediniz ve çıkış yapınız. Belgeyi yeniden açtığınızda parola girilmesi gerektiğini göreceksiniz.

Oluşturulan parolanın daha sonra kaldırılabilmesi için ise parolanın oluşturulduğu “Parola ve Şifrele” seçeneğine girilmesi, orada yazılı halde olan parolanın silinmesi gerekmektedir. Parola silindikten sonra “Kaydet” butonuna tıklamak yeterli olacaktır.

Microsoft Office Belgelerini Şifreleme – 2. Yöntem

Oluşturulmuş olan belgenin önemi sebebiyle güvenliğinin sağlanabilmesi amacıyla şifreleme işleminin gerçekleştirilmesi oldukça önemli bir husustur. Önemi yüksek olan belgelerin önceden tedbirli yaklaşılarak koruma altına alınması her zaman fayda sağlamaktadır. Bu sebepten ötürü Microsoft Office belgelerini şifreleme adına kullanılabilecek olan ikinci yöntem şu şekilde uygulanmaktadır:

  • Şifreleme işlemini gerçekleştirmek istediğiniz belgeyi (Word – Excel) açınız.
  • Açılan belgenin sol üst kısmında yer alan “DOSYA” isimli butona tıklayınız.
  • Ardından görüntülenen sayfanın sol kısmından “Farklı Kaydet” seçeneğine tıklayınız.
  • Açılan “Farklı Kaydet” penceresinden dosyayı kaydetmek istediğiniz dosya konumu belirleyiniz.
  • Ardından tekrar dosya konumunu ve dosya ismini belirleyebileceğiniz bir pencere açılacaktır.
  • Açılan pencerede “Kaydet” butonunun sol kısmında yer alan “Araçlar” butonuna tıklayınız.
  • Ardından ek seçenekler sunulacaktır. Sunulan seçeneklerden “Genel Seçenekler” isimli seçeneğe tıklayınız.
  • Açılan genel seçenekler penceresinde ise “Açma parolası” ve “Değiştirme parolası” adında iki farklı parola seçeneği sunulacaktır. Sunulan seçeneklere kendi tercihinize göre parola belirleyiniz.
  • Açma parolası, belgenin açılması esnasında sorulacaktır.
  • Değiştirme parolası da belgenin açılması esnasında sorulacaktır. Fakat bu parola yanlış yazılsa bile belgenin görüntülenmesine izin verilmektedir. Yanlış yazılması veya yazılmaması durumunda belge sadece görüntülenebilmektedir. Herhangi bir değişiklik yapılamamaktadır.
  • Parolaları belirledikten sonra önce “Tamam” butonuna ardından ise “Kaydet” butonuna tıklayarak Microsoft Office belgelerini şifreleme için sunulan ikinci yöntemi tamamlayınız.

Oluşturulan parolanın daha sonra kaldırılabilmesi için ise parolanın oluşturulduğu “Genel Seçenekler” seçeneğine girilmesi, orada yazılı halde olan açma parolası ve değiştirme parolasının silinmesi gerekmektedir. Parolalar silindikten sonra farklı kaydet işlemini tamamlamak için “Kaydet” butonuna tıklamak yeterli olacaktır. Oluşturulan parolanın unutulması durumunda herhangi bir parola yenileme veya sıfırlama seçeneği bulunmamaktadır. Bu sebeple parola oluşturmak isteyen kullanıcıların oluşturacakları parolayı mutlaka bir yere not etmesi gerekmektedir. Aksi durumda belgeye erişim sağlanması ek yazılımlardan destek almadan mümkün olmayacaktır.

Belirtilen yöntemin olumsuz olarak nitelendirilebilecek bir yanı daha bulunmaktadır. Şifreleme yöntemi ile birlikte güvenliği sağlanmak istenen belgenin herhangi bir parola istenmeksizin silinebilmesi mümkündür. Belgenin görüntülenmesine ve düzenlenmesine engel olan Microsoft Office belgelerini şifreleme yöntemi, silinmesi durumuna herhangi bir etkide bulunamamaktadır.

BİR CEVAP BIRAK

Lütfen bir yorum yazın!
Lütfen Adınızı Girin!